Oprichting vanuit het buitenland

Hoe werkt een oprichting vanuit het buitenland?

U kunt vanuit het buitenland een BV in Nederland oprichten. Het is niet verplicht om voor de oprichting naar Nederland te komen. U kunt dit ook vanuit het buitenland doen. U kunt de BV als natuurlijk persoon oprichten, maar u kunt dit ook middels een buitenlandse entiteit doen.

Start direct Lees meer over kosten BV oprichten

Waarom extra werk?

De extra stappen zijn noodzakelijk voor de oprichting, omdat de notaris zekerheid moet krijgen. Indien de notaris zich eventueel zou moeten verdedigen in de rechtbank, dient de notaris aan te kunnen tonen dat hij zijn recherche werk goed heeft uitgevoerd.

Hieronder wordt per categorie aangegeven welke extra stappen en documenten nodig zijn voor de oprichting van de BV.

VertalingLegalisatieLegal opinionUittreksel handelsregisterUBO verklaringUtility bill
Buitenlands natuurlijk persoon woonachtig in NL
Buitenlands natuurlijk persoon woonachtig in buitenland
Nederlander als natuurlijk persoon woonachtig in het buitenland tekent in Nederland
Nederlander als natuurlijk persoon woonachtig in het buitenland tekent in buitenland
Rechtspersoon uit het buitenland

Dit doet de notaris normaal gesproken aan de hand van de gegevens uit de GBA. Aangezien buitenlandse aandeelhouders vaak niet in de Nederlandse GBA staan vermeld, heeft de notaris aanvullende gegevens nodig om zijn recherche werk uit te kunnen voeren.

Indien er wordt opgericht middels een buitenlandse rechtspersoon dient de notaris nog meer aanvullende checks uit te voeren. De notaris dient namelijk zekerheid te verkrijgen over het bestaan en de vertegenwoordiging van de buitenlandse entiteit.

Vertaling van de documenten

In de onderstaande gevallen dienen de documenten te worden vertaald:

  • Je richt op met een buitenlandse entiteit

Indien je met een buitenlandse entiteit een BV in Nederland op wilt richten, dienen er bepaalde documenten in het buitenland door een notaris te worden ondertekend. De notaris dient deze documenten te begrijpen, dus vandaar dat de documenten in het Engels moeten worden opgesteld.

  • Er is een persoon betrokken bij de oprichting die geen Nederlands spreekt

Het is mogelijk dat u niet de enige persoon bent die aandeelhouder/bestuurder zal gaan worden van de BV. Indien er een persoon bij betrokken is, die geen Nederlands spreekt, dienen de documenten te worden vertaald naar het Engels.  

bedrijf structuur uittekenen

Wat kosten meerdere BV’s?

95% van de succesvolle ondernemers maakt gebruik van een fiscale constructie. Daarin komen meer BV’s en een Holding voor. Hoe ziet dat eruit? En wat kost het? Je komt erachter met deze tool.

Zonder e-mail adres achter te laten direct een prijs
Direct zicht op je ideale fiscale structuur
Geheel kostenloos en vrijblijvend

Oprichten als natuurlijk persoon

Legalisatie
De BV zal door één van onze Nederlandse notarissen worden opgericht. Dit zal gebeuren middels een volmacht. Deze volmacht dient u te ondertekenen en uw handtekening dient gelegaliseerd te worden. Dat houdt in dat een notaris verklaart dat degene die de volmacht tekent, ook daadwerkelijk de persoon is die op de volmacht genoemd staat. Dit gaat altijd vergezeld met een kopie van het legitimatiebewijs.

Apostille

Indien de legalisatie bij een notaris in het buitenland plaatsvindt, dient er op de volmacht een apostille te komen. Dit is een verklaring van de lokale rechtbank waarin expliciet wordt verklaard dat degene die de legalisatie heeft uitgevoerd, daadwerkelijk een notaris/ lawyer is en bevoegd was om te legaliseren.
De Nederlandse notaris kan namelijk niet zelf checken of het een officiële notaris/ lawyer is, of dat het de buurman om de hoek is geweest. Daarom is de apostille vereist.

Een apostille kan alleen worden afgegeven door de rechtbank indien het land is aangesloten bij het Apostille-verdrag. Indien dit niet het geval is, dient de legalisatie plaats te vinden bij de ambassade of het consulaat.

Niet aangesloten bij het apostille verdrag

Indien u woonachtig bent in een land dat niet is ingeschreven bij het apostille verdrag, dan loopt het legalisatieproces iets anders. Er dienen dan stempels bemachtigd te worden bij o.a. het Ministerie van Justitie, het Ministerie van Buitenlandse zaken en de ambassade/ het consulaat.

Vestigingsadres

Voor het oprichten van een BV is het vereist dat de BV een adres heeft in Nederland. Dit moet een adres zijn, waar bijvoorbeeld de belastingdienst op bezoek zou kunnen komen. U kunt dan ook geen postbus gebruiken als vestigingsadres voor uw BV.

Van het adres waarop de BV zal worden gevestigd dient u een huurovereenkomst of een toestemmingsverklaring te overhandigen. De notaris dient een kopie hiervan toe te voegen bij de inschrijven van de BV bij de Kamer van koophandel.

Oprichten met een buitenlandse entiteit

Legalisatie
De BV zal door één van onze Nederlandse notarissen worden opgericht. Dit zal gebeuren middels een volmacht. Deze volmacht dient u te ondertekenen en uw handtekening dient gelegaliseerd te worden. Dat houdt in dat een notaris verklaart dat degene die de volmacht tekent, ook daadwerkelijk de persoon is die op de volmacht genoemd staat. Dit gaat altijd vergezeld met een kopie van het legitimatiebewijs.

Apostille

Indien de legalisatie bij een notaris in het buitenland plaatsvindt, dient er op de volmacht een apostille te komen. Dit is een verklaring van de lokale rechtbank waarin expliciet wordt verklaard dat degene die de legalisatie heeft uitgevoerd, daadwerkelijk een notaris/ lawyer is en bevoegd was om te legaliseren.
De Nederlandse notaris kan namelijk niet zelf checken of het een officiële notaris/ lawyer is, of dat het de buurman om de hoek is geweest. Daarom is de apostille vereist.

Een apostille kan alleen worden afgegeven door de rechtbank indien het land is aangesloten bij het Apostille-verdrag.

Niet aangesloten bij het apostille verdrag

Indien u woonachtig bent in een land dat niet is ingeschreven bij het apostille verdrag, dan loopt het legalisatieproces iets anders. Er dienen dan stempels bemachtigd te worden bij o.a. het Ministerie van Justitie, het Ministerie van Buitenlandse zaken en de ambassade/ het consulaat.

Legal Opinion

Indien er middels een buitenlandse entiteit wordt opgericht, is de procedure iets anders. Een notaris uit dat land dient een legal opinion af te geven. In een legal opinion verklaart de notaris:

  • Dat de entiteit bestaat;
  • Dat de persoon die namens de entiteit wilt tekenen, de bestuurder is;
  • En dat deze persoon ook zelfstandig bevoegd is om namens de entiteit de BV op te richten.

Start direct Lees meer over kosten BV oprichten

Uittreksel handelsregister

Indien er middels een buitenlandse entiteit wordt opgericht, heeft de notaris een uittreksel uit het handelsregister van dit land nodig. Dit uittreksel dient in het Engels te zijn.

UBO-verklaring

De ‘Ultimate Beneficial Owner’ moet verklaren dat hij/zij de uiteindelijke economische rechten van de oprichtende buitenlandse entiteit bezit. Wanneer er meerdere UBO’s zijn, moeten deze elk afzonderlijk van elkaar verklaren recht te hebben op een gedeelde van de winsten van de vennootschap of bovenliggende structuur.

De notaris dient te weten die er precies achter de buitenlandse entiteit zit en de eventuele holdings daar nog boven.

“A UBO is:

  1. a natural person who holds an interest of more than 25% of the capital interest – or who can exercise over 25% of the voting rights at the Shareholders’ Meeting of a legal entity other than a foundation or trust – or who can actually exercise control of this legal entity in some other way, unless this legal entity is a listed company; or
  2. if a foundation or trust holds more than 25% of the capital interest – or can exercise over 25% of the voting rights at the Shareholders’ Meeting of a legal entity other than a foundation or trust – or can actually exercise control of this legal entity in some other way:
  3. a beneficial owner of 25% or more of the assets of a foundation or trust or the party who has special control over 25% or more of the assets of a foundation or trust.”

Utility bill

Indien de aandeelhouders niet in de Nederlandse GBA staan ingeschreven, heeft de notaris een ‘utility bill’ nodig. De notaris moet namelijk het nodige recherchewerk uitvoeren. Normaal gesproken doet de notaris dit aan de hand van de adresgegevens uit de GBA. Indien
de aandeelhouder daar niet staat ingeschreven maakt de notaris gebruik van een utility bill. Een utility bill is bijvoorbeeld een gas-, water-, of lichtrekening of een bankstatement. De utilitybill mag niet ouder dan een maand zijn en het liefst in het Engels. Er dient zowel de naam als het adres van de aandeelhouder op te worden vermeld.

Vestigingsadres

Voor het oprichten van een BV is het vereist dat de BV een adres heeft in Nederland. Dit moet een adres zijn, waar bijvoorbeeld de belastingdienst op bezoek zou kunnen komen. U kunt dan ook geen postbus gebruiken als vestigingsadres voor uw BV.

Van het adres waarop de BV zal worden gevestigd dient u een huurovereenkomst of een toestemmingsverklaring te overhandigen. De notaris dient een kopie hiervan toe te voegen bij de inschrijven van de BV bij de Kamer van koophandel.

Administratieplicht

Elke BV dient een adequate administratie bij te houden. Deze administratieplicht is wettelijk geregeld. Dus ook indien u in het buitenland woonachtig bent, dient u de administratie bij te houden. Aan het einde van elk boekjaar moet er een jaarrekening worden opgesteld en deze moet ook gedeponeerd worden bij de Kamer van Koophandel.

Het niet voldoen aan deze administratieverplichting kan er toe leiden dat in het geval van een faillissement u als bestuurder aansprakelijk kan worden gesteld. Indien je namelijk niet aan de administratieplicht voldoet, komt vast te staan dat er sprake is van onbehoorlijk bestuur.

Daarnaast dient u ook de vereiste belastingaangiftes te doen. Denk hierbij aan Inkomstenbelasting, Vennootschapsbelasting, Omzetbelasting en Loonaangifte.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

BV_Oprichten_short

Substance vereisten

Indien je in Nederland een BV opricht, dan dient er hier in Nederland ook daadwerkelijk wel wat te gebeuren. De BV dient aan de zogenoemde substance vereisten te voldoen. Dit is om te voorkomen dat men misbruik maakt van de fiscale voordelen door het oprichten van “brievenbus vennootschappen”. Er dienen dus in Nederland daadwerkelijk besluiten te worden genomen en activiteiten plaats te vinden.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Ik ben één van de eigenaren van Online Flex BV. Heb je een fiscale vraag? Of wil je iets weten rondom het oprichten van je BV? Dan help ik je graag en vooral direct. Want bij ons krijg je altijd direct – zonder dat je hoeft te wachten – mij of een collega fiscalist aan de lijn.

Bereikbaar van 9:00 tot 19:00

020 30 80 862

Neem contact op

Start direct je oprichting


bv-oprichten
Omhoog