De vertegenwoordigingsbevoegdheid van bestuurders in de B.V. (of stichting) blijft toch een lastig onderwerp voor ondernemers. Wat moet je nou kiezen: zelfstandige of gezamenlijke bevoegdheid? En welke beperkingen mag je nu wel en niet opleggen. In deze blog komt dit onderwerp aan bod en wordt er ook ingegaan op een andere manier van vertegenwoordigingsbevoegd: de gevolmachtigde

Vertegenwoordiging vennootschap

Wat is nu precies de hoofdregel omtrent het vertegenwoordigen van de B.V.? In artikel 2:240 van het Burgerlijk Wetboek staat dat het bestuur bevoegd is tot het vertegenwoordigen van de vennootschap. Deze bevoegdheid komt aan elke bestuurder afzonderlijk toe. Je kunt daar van afwijken. Je kunt namelijk in de statuten laten opnemen dat bestuurders voor alles gezamenlijk moeten tekenen. Wanneer er meerdere bestuurders zijn, kan er ook een bestuurder geheel worden uitgesloten van vertegenwoordigingsbevoegdheid.

Wat mag niet?

Het is belangrijk dat beperkingen van vertegenwoordigingsbevoegdheid goed worden vastgelegd, anders kan de beperking niet tegenover derden (partijen buiten de vennootschap) worden ingeroepen. Dat doe je door het te laten opnemen in je statuten, en dit te laten inschrijven bij de KVK. Doe je dat niet en leg je alleen een afspraak vast tussen de bestuurders, dan heeft dat alleen tussen de bestuurders onderling werking. Buitenstaanders kennen die afspraken niet en kunnen daar dan ook niet aan gehouden worden.

Handelen in strijd met vertegenwoordigingsbevoegdheid

Externe werking Wanneer er in strijd wordt gehandeld met de vertegenwoordigingsbevoegdheid die uit de wet of statuten voortvloeit, is de vennootschap niet gebonden aan de overeenkomst. Dat betekent dat de vennootschap een overeenkomst met een leverancier kan vernietigen, wanneer een onbevoegde die namens de vennootschap is aangegaan. Doet de vennootschap dat niet dan blijft de overeenkomst dus gewoon in stand. Als de vennootschap vervolgens gewoon de overeenkomst gaat uitvoeren, kan de vennootschap later niet meer terugkomen op de geldigheid daarvan.

Interne werking Er gelden andere regels wanneer er in strijd wordt gehandeld met een vertegenwoordigingsbevoegdheid die alleen intern geldt, bijvoorbeeld op grond van een bestuursreglement of managementovereenkomst. De vennootschap is in dat geval gewoon gebonden aan de overeenkomst. De bestuurder die onbevoegd te werk ging kan wel een probleem aan zijn broek hebben. Als de vennootschap schade ondervindt kan zij de bestuurder aansprakelijk stellen op grond van onbehoorlijke taakvervulling van art 2:9 van het Burgerlijk Wetboek. Daarnaast kan de bestuurder hiermee zijn managementovereenkomst hebben overtreden, waardoor hij een boete is verschuldigd aan de vennootschap. In het ergste geval is de overtreding grond voor beëindiging van de managementovereenkomst.

Procuratiebesluit

Niet alleen bestuurders kunnen vertegenwoordigingsbevoegd zijn. Het is ook mogelijk om door middel van een procuratiebesluit of volmacht een ander dan bestuurder vertegenwoordigingsbevoegd te maken. Het verschil tussen een volmacht en een procuratiebesluit is dat een procuratiebesluit eigenlijk een soort doorlopende volmacht is. Dat houdt dus in dat het voor langere tijd kan gelden, terwijl een volmacht is bedoeld voor een enkele handeling. Je kunt iemand in beide gevallen een volledige volmacht geven, dat wil zeggen dat iemand volledig vertegenwoordigingsbevoegd is, maar je kunt iemand ook vertegenwoordigingsbevoegd maken in samenwerking met een andere procuratiehouder. Je kunt ook andere beperkingen opleggen. Zo kun je bijvoorbeeld beperken tot een maximaal bedrag, of tot een bepaald soort rechtshandelingen. Ook kan je beperken tot een bepaalde vestiging van de onderneming.

Externe werking Ook hier geldt weer dat de buitenwereld niet bekend is met onderlinge afspraken tussen de vennootschap en volmacht- of procuratiehouders. Dat kan alleen veranderen door die afspraken bekend te maken, en ze in te schrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit doet men met een formulier 13 van de Kamer van Koophandel. Het is raadzaam om in het besluit de grenzen van de bevoegdheden en beperkingen duidelijk te formuleren.

Gezamenlijke statutaire bevoegdheid maar toch beperkt zelfstandig bevoegd

Stel je vormt met twee bestuurders het bestuur van de BV. Volgens de afspraken die jullie hebben gemaakt, dienen alle contracten voorzien te zijn van beide handtekeningen. Er is dus sprake van gezamenlijke bevoegdheid. Het is natuurlijk niet wenselijk dat alle kleine rechtshandelingen door jullie gezamenlijk dienen te worden getekend. Dan biedt het registeren bij de KvK van een procuratie besluit uitkomst. In het besluit kan worden opgenomen dat jullie beide zelfstandig rechtshandelingen kunnen aangaan tot een bedrag van (bijv.) €5.000. Als jouw zakenpartner nu een DJ-set voor € 20.000 aanschaft namens de vennootschap, kun je heel makkelijk weer van die overeenkomst af. Zo genieten jullie beide van zekerheid in geval van grote beslissingen maar hoeven jullie niet voor elk wissewasje toestemming aan elkaar te geven.