Iedere ondernemer moet in Nederland BTW aangifte doen. In de BTW aangifte geef je de BTW op die je je klanten in rekening hebt gebracht. Je moet als ondernemer deze omzetbelasting namelijk afdragen aan de Belastingdienst. Veel ondernemers ervaren dit als een vervelende klus en zien door alle regels en uitzonderingen op regels door de bomen het bos niet meer, maar eigenlijk valt dit heel erg mee. In dit artikel worden 6 misvattingen & een aantal tips over het doen van een BTW aangifte besproken. Dit zal helpen om het doen van aangifte zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Misvatting 1 - Het doen van BTW aangifte kost veel tijd

Bewaart je je bonnetjes netjes en gedisciplineerd in een map op kantoor? Dat is een heel goed begin! Bewaart je je bonnetjes daarentegen op 3 verschillende plekken? Dan kost het je, als je ineens aangifte moet doen, inderdaad veel tijd. Er zijn ondernemers die op de laatste dag van het kwartaal een complete dag (en avond) kwijt zijn aan het op orde brengen van hun BTW administratie en het doen van aangifte. Daarbij heeft het kwijtraken van bonnetjes ook gevolgen voor de btw-aftrek bij zakelijke kosten. Geen bon is geen BTW-aftrek.

Tip: organiseer je BTW aangifte vanaf dag 1 van je bedrijf. Dat kan prima met gratis tools als Evernote en Excel. Na een paar kwartalen ontdek je vanzelf of je wel of niet moet investeren in een professionele administratie service.

Misvatting 2 – Ik kan het doen van BTW aangifte uitstellen

De belastingdienst is streng op te laat ingediende aangiftes. Veel ondernemers stellen de BTW aangifte uit, omdat ze er tegenop zien (dit gebeurt je uiteraard niet meer, na het lezen van punt 1 uit dit artikel). Gevolg hiervan is dat de aangifte te laat wordt gedaan. In principe hanteert de belastingdienst een coulancetermijn van 7 kalenderdagen na de uiterste aangiftedatum. Daarna volgt een onherroepelijke boete en dit is toch zonde van je geld!

Tip: schrijf de volgende data alvast in je agenda op: over januari, februari en maart doe je voor 30 april aangifte, over april, mei en juni doe je voor 31 juli aangifte, over juli, augustus en september doe je voor 31 oktober aangifte en over oktober, november en december voor 31 januari het jaar erop. Of maak gebruik van de BTW-Alert App van de belastingdienst. Zo verklein je de kans dat je de aangifte vergeet. Blijf bij met het inscannen en verwerken van je bonnetjes. En lever het tijdig aan bij je accountant. Of besteed je administratie uit aan een professional.

Misvatting 3 – Ik kan alleen BTW terugkrijgen van recent gemaakte kosten

Veel ondernemers realiseren zich niet dat ze hun bedrijf eigenlijk al beginnen, voordat ze een BV oprichten en/of zichzelf inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Ze maken kosten voor bijvoorbeeld de aanschaf van een computer, software of investeren in hun kennis. Een groot deel van deze kosten kun je meenemen in de eerste aangifte BTW.

Tip: zoek nog eens terug in je e-mail of computer op het woord ‘factuur’ De kans is groot dat je nog wat facturen terugvindt waarvan je de BTW kan terugvragen. Bij een computer of opleiding is dat al snel een paar honderd euro.

Misvatting 4 – Ik kan de BTW van lunches en diners ook terugkrijgen

Als ondernemer ben je vaak onderweg. Eten, drinken, lunches met relaties. Het zijn allemaal kosten. Je kunt deze kosten gewoon aftrekken van je winst. Voor BTW geldt echter een kleine nuance. Je mag de BTW van eten of drinken in de horeca of kosten van een cateraar, in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte niet aftrekken. Haal je lunch en eet je deze op kantoor, dan mag je de BTW wel terugvorderen. Je moet het bonnetje wel gewoon bewaren voor je administratie.

Tip: Doet je zelf je belasting en BTW aangifte? Houd hier dan meteen rekening mee. Classificeer diner en lunchbonnetjes als kosten waarvan je de BTW niet mag aftrekken. Wordt dit je teveel werk? Overweeg dan het voordelig uitbesteden van je administratie.

Misvatting 5 – Ik kan de BTW van vliegtickets ook terugkrijgen

Voor sommige ondernemers hoort een zakenreis naar het buitenland er ook bij. Vliegtickets zijn momenteel vrijgesteld van BTW, dus dit kan je ook niet terugvragen. Er is al een langere tijd discussie over het feit dat vliegtickets zijn vrijgesteld van BTW, dus het is goed mogelijk dat dit weer verandert (waarschijnlijk vanaf 2021).

De kosten van de vliegtickets kunnen wel van de winst worden afgetrokken. De belasting over je winst wordt daardoor lager.

Misvatting 6 - Buitenlandse facturen kan ik negeren tijdens mijn BTW aangifte

Ondernemers doen niet alleen zaken binnen Nederland, maar ook vaak met andere landen. Het kan dan onduidelijk zijn welke BTW regels er in dat geval gelden. Wanneer je een aankoop in een ander EU-land hebt gedaan, ontvang je in de meeste gevallen een factuur met 0% BTW of dat de BTW is verlegd. In dat geval geef je het totaal aan geleverde goederen en diensten aan in je BTW aangifte. Je berekent zelf de BTW die je hierover zou betalen als je het van een Nederlandse leverancier zou kopen. In de meeste gevallen kun je de BTW weer aftrekken in de BTW aangifte. Je vult de verlegde BTW en de aftrekbare BTW in in dezelfde btw-aangifte. Het wordt dus er eerst bijgeteld en daarna weer af. Per saldo betaal je dan niets. Maar het is dus niet de bedoeling dat je de factuur geheel negeert!

Daarnaast moet je wanneer het factuur uit het buitenland niet in euro’s is, dit omrekenen naar het bedrag in euro’s. Houd ook goed in de gaten aan welke eisen een factuur moet voldoen. Voldoet je factuur niet aan de factuurvereisten, dan kun je rekenen op boetes, problemen bij het terugvragen van buitenlandse BTW en beperking van het aftrekrecht bij afnemers.

Meestal mogen ondernemers de regels voor facturering van hun eigen land hanteren. Houd de verschillen in de volgende situaties in de gaten:

  • Factuur grensoverschrijdende leveringen Voor de levering van spullen binnen de EU moet je met ‘enige aanduiding’ duidelijk kunnen maken dat er sprake is van een export vanuit Nederland naar een ander land binnen de EU, een intracommunautaire levering. Bij ons in de praktijk adviseren we ondernemers om te kiezen voor: ‘Intra Community Supply’, met eventueel ‘Art. 138, VAT Directive 2006/112’. Daarnaast is het een vereiste om het BTW-identificatienummer van de koper te melden. De BTW bij een intracommunautaire levering is pas van toepassing op het moment dat de factuur wordt verzonden.
  • Factuur grensoverschrijdende diensten: BTW verlengd Verricht je een dienst in een andere lidstaat van de EU vanuit Nederland? Dan dien je “BTW verlengd” op de factuur te vermelden. Ons advies is om dit ook in het Engels of in de moedertaal van het land van de afnemer te vermelden. De Engelse aanduiding luidt als volgt: “Reverse of charge”. Daarnaast dien je ook het BTW-identificatienummer van de afnemer te vermelden op de factuur.
  • In de volgende situaties gelden wél de buitenlandse regels met betrekking tot factureren:

  • De ondernemer maakt een factuur op met berekening van BTW uit het buitenland
  • De afnemer uit een andere lidstaat reikt de factuur uit (self-billing) voor een prestatie die voor de BTW wordt geacht te zijn verricht in een andere lidstaat of;
  • De prestatie wordt verricht door een vaste inrichting van een ondernemer in een andere EU-lidstaat.
  • In twee gevallen mag je een vereenvoudigde factuur versturen:

  • Het bedrag van de vergoeding mag niet hoger zijn dan €100 inclusief BTW;
  • Het gaat om een aanvullende nota dat een wijziging aanbrengt in de originele factuur.

Op een vereenvoudigde factuur dient altijd de datum van uitreiking, de naam en het adres van de ondernemer, de aard van de prestatie, het bedrag en eventuele verwijzingen naar de oorspronkelijke factuur te worden vermeld.

Tip: hieronder staan 18 factuureisen vermeld die je nooit mag vergeten:

  1. De datum waarop de factuur is verstuurd
  2. Het opeenvolgende nummer
  3. Het BTW-identificatienummer van de ondernemer die een levering of dienst verricht
  4. Het BTW-identificatienummer van de koper in situaties waarin de BTW van de koper wordt geheven en bij intracommunautaire leveringen
  5. Naam en adres van de koper/afnemer
  6. De hoeveelheden en de aard van de geleverde spullen of verrichte diensten
  7. De datum waarop de spullen geleverd zijn of de dienst heeft plaatsgevonden, voltooid is of wanneer er een vooruitbetaling is gedaan
  8. De vergoeding die in rekening is gebracht, gespecificeerd naar tarief, vrijstelling en eenheidsprijs, alsmede kortingen en teruggaven die daarin niet zijn inbegrepen
  9. Het BTW-tarief en het bedrag waarop de BTW is toegepast
  10. Het te betalen bedrag van de belasting
  11. Wanneer de koper de factuur uitreikt in plaats van degene die de prestatie verricht (self-billing) de vermelding: “Factuur uitgereikt door afnemer”;
  12. Wanneer sprake is van een intracommunautaire levering, enige aanduiding hiervan
  13. Wanneer een vrijstelling van toepassing is, enige aanduiding hiervan, bijvoorbeeld “vrijgesteld’’
  14. Wanneer de BTW van de koper wordt geheven op grond van een verleggingsregeling de vermelding: “BTW verlegd”
  15. Wanneer sprake is van de intracommunautaire levering van een nieuw vervoermiddel de gegevens waaruit blijkt dat het vervoermiddel nieuw is
  16. Wanneer de bijzondere regeling voor reisbureaus wordt gehanteerd, de vermelding: “Bijzondere regeling reisbureaus”
  17. Wanneer de margeregeling voor bepaalde goederen van toepassing is, de vermelding:“Bijzondere regeling – gebruikte goederen”, “Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen”, “Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten”.
  18. Wanneer een fiscaal vertegenwoordiger is aangesteld, naam, adres en BTW-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger

Lees ook de andere artikelen: