Deze 18 BTW-factuureisen vergeet bijna iedere ondernemer

Wat er op een factuur moet staan, beslist de BTW-regelgeving. Voldoet je factuur niet aan de factuurvereisten, dan kun je rekenen op boetes, problemen bij het terugvragen van buitenlandse BTW en beperking van het aftrekrecht bij afnemers. Wij hebben de eisen waar een factuur aan moet voldoen voor je op een rij gezet.

Verkopen aan het buitenland

Meestal mogen ondernemers de regels voor facturering van hun eigen land hanteren.

  • Factuur grensoverschrijdende leveringen
    Voor de levering van spullen binnen de EU moet je met ‘enige aanduiding’ duidelijk kunnen maken dat er sprake is van een export vanuit Nederland naar een ander land binnen de EU, een intracommunautaire levering. Bij ons in de praktijk adviseren we ondernemers om te kiezen voor: ‘Intra Community Supply’, met eventueel ‘Art. 138, VAT Directive 2006/112’. Daarnaast is het een vereiste om het BTW-identificatienummer van de koper te melden. De BTW bij een intracommunautaire levering is pas van toepassing op het moment dat de factuur wordt verzonden.
  • Factuur grensoverschrijdende diensten: BTW verlengd
    Verricht je een dienst in een andere lidstaat van de EU vanuit Nederland? Dan dien je “BTW verlengd” op de factuur te vermelden. Ons advies is om dit ook in het Engels of in de moedertaal van het land van de afnemer te vermelden. De Engelse aanduiding luidt als volgt: “Reverse of charge”. Daarnaast dien je ook het BTW-identificatienummer van de afnemer te vermelden op de factuur.

In de volgende situaties gelden wél de buitenlandse regels met betrekking tot factureren:
De ondernemer maakt een factuur op met berekening van BTW uit het buitenland
De afnemer uit een andere lidstaat reikt de factuur uit (self-billing) voor een prestatie die voor de BTW wordt geacht te zijn verricht in een andere lidstaat of;
De prestatie wordt verricht door een vaste inrichting van een ondernemer in een andere EU-lidstaat.

De vereenvoudigde factuur

In twee gevallen mag je een vereenvoudigde factuur versturen:
Het bedrag van de vergoeding mag niet hoger zijn dan €100 inclusief BTW;
Het gaat om een aanvullende nota dat een wijziging aanbrengt in de originele factuur.
Op een vereenvoudigde factuur dient altijd de datum van uitreiking, de naam en het adres van de ondernemer, de aard van de prestatie, het bedrag en eventuele verwijzingen naar de oorspronkelijke factuur te worden vermeld.

18 eisen voor een BTW-factuur

Hieronder staan 18 factuureisen vermeld die je nooit mag vergeten:

  1. De datum waarop de factuur is verstuurd
  2. Het opeenvolgende nummer
  3. Het BTW-identificatienummer van de ondernemer die een levering of dienst verricht
  4. Het BTW-identificatienummer van de koper in situaties waarin de BTW van de koper wordt geheven en bij intracommunautaire leveringen
  5. Naam en adres van de koper/afnemer
  6. De hoeveelheden en de aard van de geleverde spullen of verrichte diensten
  7. De datum waarop de spullen geleverd zijn of de dienst heeft plaatsgevonden, voltooid is of wanneer er een vooruitbetaling is gedaan
  8. De vergoeding die in rekening is gebracht, gespecificeerd naar tarief, vrijstelling en eenheidsprijs, alsmede kortingen en teruggaven die daarin niet zijn inbegrepen
  9. Het BTW-tarief en het bedrag waarop de BTW is toegepast
  10. Het te betalen bedrag van de belasting
  11. Wanneer de koper de factuur uitreikt in plaats van degene die de prestatie verricht (self-billing) de vermelding: “Factuur uitgereikt door afnemer”;
  12. Wanneer sprake is van een intracommunautaire levering, enige aanduiding hiervan
  13. Wanneer een vrijstelling van toepassing is, enige aanduiding hiervan, bijvoorbeeld “vrijgesteld”
  14. Wanneer de BTW van de koper wordt geheven op grond van een verleggingsregeling de vermelding: “BTW verlegd”
  15. Wanneer sprake is van de intracommunautaire levering van een nieuw vervoermiddel de gegevens waaruit blijkt dat het vervoermiddel nieuw is
  16. Wanneer de bijzondere regeling voor reisbureaus wordt gehanteerd, de vermelding: “Bijzondere regeling reisbureaus”
  17. Wanneer de margeregeling voor bepaalde goederen van toepassing is, de vermelding:
  18. A.“Bijzondere regeling – gebruikte goederen”
    B.“Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen”
    C.“Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten”

  19. Wanneer een fiscaal vertegenwoordiger is aangesteld, naam, adres en BTW-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger

Vragen?
Heb je naar aanleiding van dit blog nog vragen? Neem dan contact op met onze specialisten. Zij staan iedere werkdag van 09:00 tot 19:00 uur voor je klaar.